Privacyverklaring
Privacyverklaring
Versie 1.0 – 2 oktober 2026
Stichting Pit Kesteren vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we via sintinkesteren.nl verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Stichting Pit Kesteren is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website.
Stichting Pit Kesteren
Hoofdstraat 24
4041 AD Kesteren
Voor vragen over privacy of het uitoefenen van privacyrechten kun je contact opnemen via info@pitpartners.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Contactformulier
Als je contact met ons opneemt via de website, verwerken we:
je naam;
je e-mailadres;
de inhoud van je bericht.
Sint zoekt lokaal Talent
Een talentinzending wordt gedaan door een ouder of verzorger. Een kind geeft zelf geen contactgegevens aan ons door.
Van het kind verwerken we:
voornaam;
leeftijdscategorie;
soort talent;
korte omschrijving van het talent;
de ingestuurde talentvideo.
We vragen niet om de achternaam, het e-mailadres, telefoonnummer, adres, de school of de exacte geboortedatum van het kind. Een kind krijgt ook geen account op de website.
Van de ouder of verzorger verwerken we:
naam;
e-mailadres;
telefoonnummer, wanneer dit wordt ingevuld.
Daarnaast bewaren we de keuzes die bij de inzending zijn gemaakt over deelname, contact en eventuele openbare publicatie.
Om te kunnen aantonen welke toestemming is gegeven, bewaren we ook het tijdstip van de keuze en de versie van de toestemmings- en privacytekst die op dat moment is getoond.
Bij het vastleggen van deze toestemming slaan we standaard geen IP-adres of browsergegevens op.
De persoonsgegevens over het kind ontvangen we van de ouder of verzorger die de inzending doet.
3. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens en op welke grondslag?
Contact met ons opnemen
We gebruiken de gegevens uit het contactformulier om vragen over de Sinterklaasintocht of onze activiteiten te beantwoorden.
Daarvoor baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om vragen van bezoekers te kunnen behandelen en met hen te communiceren.
Deelname aan Sint zoekt lokaal Talent
We gebruiken de gegevens uit een talentinzending om:
de inzending te ontvangen en te beoordelen;
de talentvideo door bevoegde mensen binnen de organisatie te laten bekijken;
de ouder of verzorger over de inzending te kunnen benaderen;
deelname aan Sint zoekt lokaal Talent mogelijk te maken.
Voor deze verwerking vragen we toestemming.
Zonder de gegevens die als verplicht zijn aangegeven en zonder toestemming voor de noodzakelijke verwerking kunnen we een talentinzending niet behandelen.
Openbare publicatie
Openbare publicatie is geen voorwaarde om mee te doen.
Als we een talent openbaar willen tonen op sintinkesteren.nl, gebeurt dat alleen wanneer daarvoor apart toestemming is gegeven.
Deze keuze staat niet vooraf aangevinkt en heeft geen gevolgen voor deelname wanneer geen toestemming wordt gegeven.
4. Toestemming van kinderen en ouders
Is het kind jonger dan 16 jaar, dan vragen we toestemming aan de ouder of andere wettelijke vertegenwoordiger.
Is de deelnemer 16 jaar of ouder, dan moet de deelnemer zelf toestemming geven voor verwerkingen waarvoor toestemming de grondslag is. De ouder of verzorger kan wel contactpersoon blijven.
We vragen toestemming op een duidelijke manier en afzonderlijk voor verschillende doeleinden.
Toestemming voor deelname en het daarvoor noodzakelijke contact staat los van toestemming voor openbare publicatie.
5. Wat gebeurt er met een talentvideo?
Een ingestuurde talentvideo is standaard privé.
De originele video kan alleen worden bekeken door bevoegde personen binnen de organisatie. Daarvoor wordt gebruikgemaakt van een tijdelijke, beveiligde afspeelmogelijkheid.
Het originele bestand is niet via een blijvende openbare link beschikbaar en een ingestuurde video wordt nooit automatisch gepubliceerd.
Als toestemming is gegeven voor openbare publicatie, maken we daarvoor een afzonderlijke publicatiekopie. Het privéorigineel wordt niet rechtstreeks openbaar gemaakt.
We publiceren alleen persoonsgegevens en beeldmateriaal die onder de daarvoor gegeven publicatietoestemming vallen.
6. Wat betekent openbare publicatie?
Een video die openbaar op sintinkesteren.nl staat, kan in beginsel door iedereen op internet worden bekeken.
Openbare informatie kan daarnaast door zoekmachines worden geïndexeerd en door anderen worden gedeeld of gekopieerd. Stichting Pit Kesteren heeft geen volledige controle over kopieën die anderen buiten sintinkesteren.nl hebben gemaakt.
Daarom vragen we voor openbare publicatie altijd apart toestemming.
Als we beeldmateriaal later ook via andere kanalen willen publiceren, zoals sociale media, gebruiken we daarvoor alleen de kanalen waarvoor toestemming is gevraagd en verkregen.
7. Toestemming intrekken
Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.
Dat kan via info@pitpartners.nl of via het contactformulier op de website.
Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.
Wordt alleen de toestemming voor openbare publicatie ingetrokken, dan verwijderen we de betreffende publicatie zo snel mogelijk van sintinkesteren.nl.
Het privéorigineel hoeft daardoor niet automatisch direct te worden verwijderd. Het kan nog worden bewaard zolang daarvoor een andere geldige toestemming of grondslag bestaat en zolang de hieronder genoemde bewaartermijn nog niet is verstreken.
Wanneer ook de toestemming voor deelname en verdere verwerking wordt ingetrokken, stoppen we met die verwerking, behalve wanneer we bepaalde gegevens nog moeten bewaren om aan een wettelijke verplichting te voldoen of om een juridische aanspraak te kunnen vaststellen, uitoefenen of onderbouwen.
8. Met wie delen we persoonsgegevens?
We verkopen persoonsgegevens niet.
Alleen mensen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang.
Binnen de organisatie kan de talentinzending worden bekeken door bevoegde personen die betrokken zijn bij Sint zoekt lokaal Talent. Een redacteur die alleen openbare websitecontent beheert, krijgt geen toegang tot de contactgegevens van de ouder of verzorger wanneer die gegevens niet voor de werkzaamheden van de redacteur nodig zijn.
Voor de technische uitvoering van de website kunnen we dienstverleners inschakelen, zoals:
SiteGround, voor hosting en aanverwante technische diensten voor zover deze daarvoor wordt gebruikt;
Amazon Web Services (AWS/S3), voor beveiligde opslag van originele talentvideo's voor zover deze opslag daarvoor wordt gebruikt;
leveranciers die de e-mailvoorziening en andere noodzakelijke technische diensten verzorgen.
Wanneer een leverancier persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, maken we daarmee de afspraken die de AVG van een verwerkingsverantwoordelijke en verwerker vereist.
9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
We proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken.
Wanneer een leverancier of subverwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we ervoor dat daarvoor een geldige grondslag voor internationale doorgifte bestaat. Dat kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
10. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Voor sintinkesteren.nl hanteren we de volgende maximale bewaartermijnen.
Contactberichten: maximaal 12 maanden nadat het contact of de betreffende vraag is afgehandeld.
Talentinzendingen: de gegevens van de inzending, de contactgegevens van de ouder of verzorger en het originele videobestand bewaren we maximaal 3 maanden na de betreffende Sinterklaasintocht.
Openbaar gepubliceerde talentvideo's: maximaal 12 maanden na de betreffende Sinterklaasintocht, tenzij de toestemming eerder wordt ingetrokken. Bij intrekking verwijderen we de publicatie zo snel mogelijk van onze eigen website.
Bewijs van toestemming: de minimale gegevens die nodig zijn om te kunnen aantonen welke toestemming is gegeven of ingetrokken, zoals de gemaakte keuze, datum, tijd en tekstversie, bewaren we maximaal 5 jaar nadat de betreffende verwerking of publicatie is beëindigd.
In bijzondere gevallen kunnen gegevens langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een klacht of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
11. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking.
Daarbij beperken we de toegang tot persoonsgegevens tot mensen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Originele talentvideo's worden privé opgeslagen en zijn voor bevoegde personen alleen via een beveiligde toegang beschikbaar. Het beheergedeelte van de website is afgeschermd.
Formulieren en tijdelijke sessies worden technisch beveiligd en de website maakt gebruik van een versleutelde HTTPS-verbinding.
12. Cookies en tijdelijke sessies
Sintinkesteren.nl gebruikt noodzakelijke technische voorzieningen en cookies om de website en formulieren goed en veilig te laten functioneren. Daarbij kan bijvoorbeeld tijdelijk worden onthouden in welke stap van een formulier iemand zich bevindt of dat iemand is ingelogd in het beheergedeelte.
Op dit moment gebruiken we geen trackingcookies of marketingcookies.
Meer informatie staat in de cookieverklaring op de website.
13. Geautomatiseerde besluitvorming
We gebruiken persoonsgegevens niet voor profilering en nemen geen besluiten over mensen die uitsluitend door geautomatiseerde verwerking worden genomen en die juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen hebben.
Talentinzendingen worden door mensen beoordeeld.
14. Jouw privacyrechten
Je hebt volgens de AVG verschillende rechten.
Je kunt ons onder meer vragen om:
inzage in de persoonsgegevens die we van jou of je kind verwerken;
onjuiste gegevens te corrigeren;
persoonsgegevens te verwijderen;
de verwerking van persoonsgegevens te beperken;
gegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Voor een kind jonger dan 16 jaar worden deze rechten in beginsel uitgeoefend door de wettelijke vertegenwoordiger.
Een verzoek kun je sturen naar info@pitpartners.nl.
We kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om de identiteit of het ouderlijk gezag te controleren. We vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.
We reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. In bijzondere of complexe gevallen kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Als dat gebeurt, laten we dat binnen de eerste maand weten.
15. Klacht indienen
Heb je een klacht over de manier waarop Stichting Pit Kesteren met persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@pitpartners.nl, zodat we de klacht kunnen onderzoeken.
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.
16. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, onze werkwijze of de geldende regels veranderen.
De meest recente versie staat altijd op sintinkesteren.nl.
Voor toestemmingen rond Sint zoekt lokaal Talent bewaren we welke versie van de toestemmings- en privacytekst op het moment van de keuze is getoond.